A szervezés menete
Programjavaslatot, eszközlistát és menetrendet készítünk, majd a helyszínen vezetjük végig az eseményt.
1. Az első programjavaslat
Az alkalom és a vendégkör alapján programot javasolunk: mi történjen az érkezés után, hová kerüljön a közös aktivitás, és mikor maradjon idő a beszélgetésre. A választható látványt a tematikák segítenek elképzelni.
Ha már van terem, kérünk róla fényképet vagy alaprajzot. A meglévő bútorokat és technikát beépítjük a tervbe.
2. Dokumentumok, amelyekből dönteni tud
A rendezvénytervben megkapja a programblokkok sorrendjét, a kiválasztott eszközök darabszámát és a személyzet feladatait. Az árajánlat mellett így azt is látja, pontosan mi érkezik a helyszínre.
A részletes menetrend tartalmazza a munkatársak érkezését, a műsorvezető jelzéseit és a közös programpontok kezdetét. A Play Ritual, a terem és az egyéb szolgáltatók feladatai külön szerepelnek. A foglalás és a fizetés szabályait az ÁSZF foglalja össze.
3. Berendezés és technikai próba
A felépítési tervben megadjuk a bepakolás kezdetét, a próba időpontját és azt, mikorra áll készen a terem. A vendégprogram időtartamába a felépítés és a bontás nem számít bele.
A helyszíntől a rakodási útvonalat, az ajtók méretét, a lift használatát és az áramvételi pontokat kérjük. Ezek alapján helyezzük el az asztalokat, a dekorációt és a technikát. Vendégérkezés előtt kipróbáljuk a mikrofonokat, a bejátszásokat és a fényeket.
Kültéri eseménynél előre kijelöljük a fedett tartalékteret és azt az időpontot, amikor az időjárás alapján dönteni kell a költözésről.
4. Amit Öntől kérünk
A céges logókat, a feliratok végleges szövegét és a színpadi névsort a gyártás vagy a próba előtt kérjük. Az egyes anyagokhoz leadási határidőt adunk; Ön a nyomtatás előtt jóváhagyja a grafikát.
Jelöljön ki egy kapcsolattartót, aki az esemény napján dönthet. A vendéglista mellett elég a szervezést érintő igényeket megadni, például a lépcsőmentes útvonalat vagy az ülő részvételt.
5. Az esemény napja
A koordinátor tartja a kapcsolatot a közreműködőkkel. A programvezetők fogadják a vendégeket az állomásoknál, a műsorvezető pedig elindítja a közös részeket.
Ha a vacsora vagy egy beszéd elhúzódik, a koordinátor a következő blokkok sorrendjén és a rövidíthető átvezetéseken változtat. A lényeges módosításról a kijelölt kapcsolattartó dönt.
6. Bontás és átadás
Zárás után összecsomagoljuk és elszállítjuk a behozott eszközöket. A bontás idejét a terem használati rendjéhez igazítjuk, az átadáskor pedig ellenőrizzük a vállalt feladatok lezárását.
Egy teljes est időrendjét a rendezvényforgatókönyvekben nézheti végig.
Kezdjük az esemény alapadataival
Ha már megvan a helyszín, az üzenetben a terem nevét is adja meg.
